Macam macam program komputer akuntansi pada zaman sekarang ini sudah berubah, tidak seperti dulu, secara umum terbagi menjadi 3 macam yaitu (1)cloud accounting software, (2)offline accounting software dan (3)hybrid accounting software.
(1) Cloud Accounting Software
atau sistem komputer akuntansi online / on cloud akan memberikan kemudahan kepada anda dalam hal mobilitas, anda dapat mengoperasikan program akuntansi anda dari mana saja selama ada internet. Tetapi, terlepas dari kemudahan-kemudahan tersebut juga tersembunyi kelemahan-kelemahan dari model ini, diantaranya adalah:
- jika internet putus anda tidak dapat bekerja, model ini sangat cocok untuk perusahaan yang ada di luar Indonesia atau perusahaan di Indonesia yang sudah besar yang karyawannya sebagian besar beroperasi di kota. Jika perusahaan anda merupakan UMKM, apalagi kantor anda ada kota kecil model software seperti ini kurang cocok.
- Bayangkan – internet putus – anda adalah minimarket di daerah, anda tidak dapat melakukan transaksi penjualan, atau setidaknya karyawan anda harus bekerja extra untuk membackup transaksi.
- Jika anda di Indonesia terutama kota kecil, internet putus adalah hal lumrah, jangankan internet listrik saja masih sering putus bukan?
- Perhatikan, pada tahun 2021 kecepatan internet Indonesia terburuk dibandingkan semua negara ASEAN (sumber: CNBC Indonesia), mudah-mudahan 2023 ini data sudah berubah.
- data anda berada di perusahaan software tersebut; server tidak ada di tangan anda, maka sudah sangat jelas anda tidak memiliki sepenuhnya atas data anda.
- anda harus membayar bulanan; sebuah cerita sedih dari seorang pengguna yang kebetulan telat membayar bulanan di sebuah layanan program akuntansi cloud; telat bayar dan tidak diberi kesempatan untuk download data, ini sungguh menyedihkan.
Contoh macam program komputer akuntansi yang model cloud adalah: Jurnal dan Kledo.
Pertimbangan Penting Ketika Anda Memilih Online Accounting Software
- Pertimbangkan baik-baik untuk memilih layanan cloud, pastikan anda memiliki kemudahan atas hak data anda
- Tanyakan kepada penyedia layanan, bagaimana jika telat bayar? apakah masih bisa download data anda?
- Bagaimana teknis backup data ke komputer anda?
(2) Offline Accounting Software
Offline accounting software biasanya berbentuk aplikasi desktop versi Windows, dibuat menggunakan C++. Macam program komputer akuntansi model ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.
Kelebihan aplikasi model offline adalah anda dapat menggunakan aplikasi ini di daerah yang bahkan tidak pernah ada internet sama sekali, aplikasi dapat digunakan tanpa internet. Selain itu, anda juga memiliki kemerdekaan atas data anda, tidak seperti program akuntansi on cloud yang mana data ada di sisi mereka.
Kekurangan dari akuntansi offline adalah tidak flexibel untuk melihat data harus datang ke lokasi di mana aplikasi diinstall. Hal lain yang kadang jadi persoalan adalah jika ada kegagalan hardware misalnya harddisk rusak, kebayang kan? bagaimana datanya? tentu ini bisa disolusikan dengan cara autobackup dengan perangkat lain.
Pertimbangan Penting Ketika Anda Memilih Offline Accounting Software
- Apakah aplikasi tersebut dapat dijalankan di atas jaringan? jadi walaupun offline bisa dibuat online dengan sedikit sentuhan teknis
- Apakah aplikasi tersebut dapat dilakukan auto backup? sehingga ketika terjadi kerusakan harddisk / komputer anda dapat mengembalikan data kembali.
- Bagaimana sistem lisensi program komputernya? apakah bisa pindah komputer ketika komputer rusak, atau harus beli lisensi baru?
(3) Hybrid Accounting Software
Kami kira ini paling cocok untuk UMKM di Indonesia, dengan kondisi indonesia yang internetnya termasuk paling lambat di antara negara-negara ASEAN (data tahun 2021) maka perlu solusi tengah, yaitu macam program komputer akuntansi dengan model hybrid.
Model hybrid menggabungkan antara online dan offline, dengan sebuah teknik komputer jaringan tertentu.
Kelebihan Meggunakan Hybrid Accounting Software adalah sbb:
- bisa digunakan ketika offline
- bisa diakses secara online
- ditambah dengan kelebihan-kelebihan yang dimiliki model offline atau online.
Salah satu software akuntansi model hybrid adalah Ruas Accounting.
Cara Memilih Program Komputer Akuntansi Yang Sesuai Untuk Kebutuhan Anda
Dari uraian kami tentang macam macam program komputer akuntansi di atas maka dapat diambil kesimpulang ada 3 macam model program komputer akuntansi, yaitu offline, online dan hybrid. Kemudian bagaimana cara kita memilih? Maka itu tergantung lokasi dan model bisnis kita.
- Jika bisnis kita lebih banyak beroperasi di daerah, bukan kota besar, maka yang terbaik adalah model hybrid. Karena di daerah lebih sering terjadi internet lambat bahkan putus.
- Jika bisnis kita berhubungan langsung dengan customer, misalnya toko offline maka yang terbaik adalah model hybrid. Karena Anda harus melayani pelanggan walaupun kondisi internet mati.
- Jika bisnis kita model jasa dan online (misalnya bisnis jasa pembuatan website) maka pilih akuntansi model cloud saja.